Die Zeichen der Zeit stehen auf Smart Time!

Hier gibt es Informatives rund um unser aktuelles Zeiterfassungssystem. Willst du etwas über Buchungsanträge oder andere Regelungen im Umgang mit Smart Time erfahren, dann kannst du hier in Ruhe nachschauen.

 

Auch noch Input von Krzysztof abwarten!

 

Antragswesen:

Buchungsantrag stellen 

Hat ein Mitarbeiter vergessen zu buchen oder war es ihm nicht möglich, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Buchung auszuführen, kann er einen Antrag auf eine nachträgliche Buchung stellen. 

1  Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf “Antragswesen” und dort auf “Hinzufügen”. 

 

2 Aktivieren Sie das Register „Buchungsantrag“. 

3 Nehmen Sie die gewünschten Auswahlen und Eintragungen vor. 

Bitte keinen Funktionscode auswählen!

Datum: Über das Kalendermodul den Tag auswählen. 

Zeit: Zeitpunkt der Buchung eintragen. 

Funktionscode: Die Buchung kann mit einem Funktionscode (auch für Sonderfunktionen) kombiniert werden. Zur Auswahl stehen Funktionscodes, die in den Antragsregeln der Zeiterfassungssoftware für diese Antragsart aktiviert wurden. 

Bemerkung: Bei Bedarf kann eine Erklärung zum Buchungsantrag eingefügt werden, damit der Vorgesetzte diesen Antrag sofort einordnen kann. 

4 Klicken Sie auf “Übernehmen”. Der Antrag wird an den verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet. 

Einen Überblick über den Bearbeitungsstatus erhält der Mitarbeiter im Dashboard.

Bevor ein Antrag vom Vorgesetzten bearbeitet wird, besteht für den Antragsteller noch die Möglichkeit, den eigenen Antrag zu bearbeiten oder zu löschen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Offene Anträge ändern oder löschen“ .

 

 

Abwesenheitsantrag stellen 

Mitarbeiter haben die Möglichkeit einen Antrag für eine geplante Abwesenheit zu stellen, zum Beispiel für Urlaub, Kur, Dienstreise o.ä. 

1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf “Antragswesen” und dort auf “Hinzufügen” 

2 Aktivieren Sie das Register „Abwesenheitsantrag“. 

3 Nehmen Sie die gewünschten Auswahlen und Eintragungen vor. 

Beginn/Ende: Über die Kalendermodule die Dauer der Abwesenheit auswählen. 

Zeitwert: Das Eingabefeld ist nur verfügbar bei Funktionscodes mit besonderen Berechnungsregeln. Beispiel wäre die Berechnungsart „Definierte Zeit addieren“. Die Eingabe erfolgt in Stunden und Minuten. 

Funktionscode: Die Buchung kann mit einem Funktionscode (auch für Sonderfunktionen) kombiniert werden. Zur Auswahl stehen die Funktionscodes, die in der Zeiterfassungssoftware unter Webinterface Antragsregeln für diese Antragsart aktiviert wurden. 

Bemerkung: Bei Bedarf kann eine Erklärung zum Abwesenheitsantrag eingefügt werden, damit der Vorgesetzte diesen Antrag sofort einordnen kann. 

4 Klicken Sie auf “Übernehmen”. Der Antrag wird an den verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet. 

Einen Überblick über den Bearbeitungsstatus erhält der Mitarbeiter im Dashboard.

Bevor ein Antrag vom Vorgesetzten bearbeitet wird, besteht für den Antragsteller noch die Möglichkeit, den eigenen Antrag zu bearbeiten oder zu löschen.Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Offene Anträge ändern oder löschen“ .

 

Antrag Buchungsstornierung stellen 

Um eine falsche oder fehlerhafte Buchung rückgängig zu machen, muss ein Stornierungsantrag gestellt werden. Auch dieser Stornierungsantrag muss durch den oder die Vorgesetzten genehmigt werden. 

1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf “Antragswesen” und dort auf “Hinzufügen”. 

2 Aktivieren Sie das Register „Buchungsstornierung“. 

3 Nehmen Sie die gewünschten Auswahlen und Eintragungen vor. 

Datum: Über das Kalendermodul den Tag auswählen, an dem eine Buchung storniert werden soll. 

Buchung: Die Buchung auswählen, die storniert werden soll. 

Bemerkung: Bei Bedarf kann eine Erklärung zum Stornierungsantrag eingefügt werden. 

4 Klicken Sie auf “Übernehmen”. Der Antrag wird an den verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet. 

Einen Überblick über den Bearbeitungsstatus erhält der Mitarbeiter im Dashboard.

Bevor ein Antrag vom Vorgesetzten bearbeitet wird, besteht für den Antragsteller noch die Möglichkeit, den eigenen Antrag zu bearbeiten oder zu löschen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Offene Anträge ändern oder löschen“ .

 

Antrag Abwesenheitsstornierung stellen 

Hinweis: Über die Zusatzoption “webClient” können nur Abwesenheiten storniert werden, die in der Zukunft liegen. 

Um eine bereits genehmigte und in die Datenbank übernommene Abwesenheit rückgängig zu machen – zu stornieren –, muss ein Stornierungsantrag gestellt werden. Auch dieser Stornierungsantrag muss durch den oder die Vorgesetzten genehmigt werden. 

1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf “Antragswesen” und dort auf “Hinzufügen”. 

2 Aktivieren Sie das Register „Abwesenheitsstornierung“. 

3 Nehmen Sie die gewünschten Auswahlen und Eintragungen vor. 

Abwesenheit: Abwesenheit auswählen, die storniert werden soll. 

Bemerkung: Bei Bedarf kann eine Erklärung zum Stornierungsantrag eingefügt werden. 

4 Klicken Sie auf “Übernehmen”. Der Antrag wird an den verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet. 

Einen Überblick über den Bearbeitungsstatus erhält der Mitarbeiter im Dashboard.

Bevor ein Antrag vom Vorgesetzten bearbeitet wird, besteht für den Antragsteller noch die Möglichkeit, den eigenen Antrag zu bearbeiten oder zu löschen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Offene Anträge ändern oder löschen“ .

 

Offene Anträge ändern oder löschen 

Offene Anträge, die von einem Vorgesetzten noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde, können nur vom Antragsersteller selbst geändert oder auch gelöscht werden. 

1 Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf “Antragswesen”. 

2 Klicken Sie auf “Eigene Anträge” und wählen Sie den zu ändernden oder zu löschenden Antrag. 

3 Klicken Sie unter Details auf das Register „Bearbeiten“. 

4 Nehmen Sie, wenn gewünscht, Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf “Übernehmen”. Der geänderte Antrag wird an den verantwortlichen Vorgesetzten weitergeleitet. 

5 Oder klicken Sie auf “Löschen”. Der Antrag wird gelöscht und zurückgezogen. 

 

Bereits genehmigte Anträge stornieren 

Bei einem genehmigten Buchungs- oder Abwesenheitsantrag werden die Daten sofort in die Datenbank übertragen. Um einen bereits genehmigten Buchungs- oder Abwesenheitsantrag rückgängig zu machen, muss der Mitarbeiter einen Stornierungsantrag stellen.